E-Mails korrekt verfasst

Eine E-Mail ist ein ganz normaler Brief mit dem Unterschied, dass sie nicht in gedruckter Form und per Post versendet wird sondern elektronisch, als kleine Datenpakete über die Leitungen des Internet. Mit einigen kleinen Ausnahmen gilt daher auch für die E-Mail im Wesentlichen die Etikette eines ganz normalen Briefes. Viele Leute behandeln eine E-Mail wie einen Forumsbeitrag oder eine Mitteilung im Chat. Dementsprechend gehen häufig die Orthographie, die formale Gestaltung und bisweilen sogar der gute Ton über Bord.

Die E-Mail ist ein sehr schnelles Kommunikationsmedium, doch ihre Geschwindigkeit kommt durch den elektronischen Versand und nicht durch Schlampigkeit beim Verfassen. Ob nun E-Mail oder Brief - mit beiden wendet man sich an einen Adressaten, in dessen Privatsphäre man eindringt und um dessen Aufmerksamkeit man wirbt. Den erforderlichen Respekt zollt man ihm durch eine formal saubere E-Mail mit möglichst wenigen orthographischen Fehlern und in höflichem Ton verfasst.

E-Mail-Kopf
Für den Kopf einer E-Mail stellt das jeweilige E-Mail-Programm in der Regel Eingabefelder zur Verfügung. Oben ist meist ein Feld für den Absender der E-Mail, das meist schon mit den Angaben ausgefüllt ist, die bei der Installation der Mailsoftware beziehungsweise bei der Einrichtung eines E-Mail-Kontos gemacht wurden. Für den offiziellen E-Mail-Verkehr wären Angaben wie "Schnuckimausi" oder "Ladykiller" eindeutig deplatziert. In das folgende Feld kommt die E-Mail-Adresse des Angeschriebenen. Darunter hat man meist noch die Möglichkeit, weitere E-Mail Adressen in "CC" zu setzen, das heißt, diese Adressen bekommen jeweils eine Kopie der E-Mail zugesandt. Abschließend wird in der "Betreff-Zeile" das Anliegen kurz zusammengefasst. Die Betreff-Zeile wird in der Hektik gern ausgelassen, doch sie gibt im häufig überquellenden E-Mail-Ordner des Empfängers eine wichtige Orientierungshilfe.

Die Anrede
Das Datum braucht man nicht einzugeben, denn das wird automatisch vom Programm erledigt. Der E-Mail-Text beginnt daher gleich mit der Anrede im Textfeld des E-Mail-Programms. Die Konventionen dafür richten sich nach denen eines normalen Briefes: Kennt man den Namen des Empfängers, heißt es "Sehr geehrte Frau ...,", "Sehr geehrter Herr ...,"; kennt man ihn nicht, heißt es "Sehr geehrte Damen und Herren,". Etwas persönlicher kann man auch "Liebe Frau ...," schreiben. Die Anrede wird durch eine Leerzeile vom übrigen Text abgehoben.

Der E-Mail-Text
Die optische und inhaltliche Gestaltung des E-Mail-Textes sowie die Grußformel folgt im Wesentlichen der eines normalen Briefs.

Der Fuß
In die Zeile unter der Grußformel wird die Unterschrift notiert. Durch eine Leerzeile abgetrennt können noch nähere Angaben zum Absender eingefügt werden.

Vor dem Absenden
Bevor die E-Mail abgeschickt wird, sollte man den Text per Rechtschreibprüfung auf Fehler untersuchen. Dann sollte man nachschauen, ob ein Betreff formuliert ist und gegebenenfalls Anlagen, auf die im E-Mail-Text verwiesen wird, auch tatsächlich angefügt sind. Erst dann sollte man die Nachricht senden.

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