Brief schreiben - Informationsblock im Briefkopf (Muster/Vorlagen)

In der geschäftlichen Korrespondenz und in Behördenbriefen setzt sich zusehends ein Informationsblock durch, der die Kontaktdaten des Absenders, Aktenzeichen beziehungsweise Rechnungsnummern sowie das Datum umfasst. Die postalische Zustelladresse des Absenders taucht hier nicht mehr auf, sondern wird in den Fuß des Briefbogens geschrieben oder ist dort vorgedruckt. Der Informationsblock beginnt auf der rechten Seite linksbündig in derselben Zeile, in der die links die Empfängerdaten stehen. Zur nachfolgenden Betreffzeile sind zwei Leerzeilen Abstand einzuhalten. Über dem Informationsblock ist in der Regel ein Firmenlogo gedruckt. Die Schrift hat dieselbe Größe, die auch für die anderen Elemente des Briefes gewählt wurde.

Leitwörter in einem Informationsblock

Den einzelnen Zeilen des Informationsblocks werden üblicherweise Leitwörter vorangestellt, denen ein Doppelpunkt folgt. Vorgeschrieben sind diese jedoch nicht. Die Zeilen im Informationsblock werden in sinnvollen Abschnitten gruppiert, die durch ein Leerzeichen voneinander getrennt sind.

Bis auf das Datum, das den Informationsblock abschließt, gibt es für die Wahl und die Positionierung der Leitwörter keine verbindlichen Vorschriften. Dennoch empfiehlt es sich, die Leitwörter mit den gebräuchlichen Bezeichnungen zu versehen.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit können die Informationen hinter den Leitwörtern an einer Fluchtlinie, beginnend mit dem längsten Leitwort, ausgerichtet werden. Verpflichtend ist diese Anordnung jedoch nicht.

Kontaktinformationen im Informationsblock In der Basisversion werden in den Informationsblock die Kontaktdaten des Absenders geschrieben. Hierzu zählen meist der Ansprechpartner (auch Gesprächspartner, Bearbeiter, Name) und optional die Abteilung. Eine Leerzeile davon getrennt folgen Telefon, Fax, E-Mail und optional die Firmen-Homepage und abschließend natürlich das Datum.

Bezugszeichen im Informationsblock

Immer seltener findet man in Briefen von Firmen und Behörden eine Bezugszeichenzeile. Die hier notierten Informationen wie Aktenzeichen, Kunden- oder Rechnungsnummern sowie Bezüge zu vorangegangener Kommunikation werden statt dessen mit in den Informationsblock aufgenommen, so dass schließlich alle wichtigen Eckdaten der Korrespondenz hier zusammengefasst sind.

Ein Briefkopf mit Informationsblock in einem Geschäftsbrief könnte wie folgt aussehen, wobei nicht zutreffende Zeilen wegfallen können.