Briefe korrekt verfasst

Ein Geschäftsbrief, mit dem sich Privatpersonen an Firmen oder Behörden wenden, kann folgendem Muster folgen.

Der Briefkopf
Nach drei oder vier Leerzeilen folgt rechtsbündig das Datum. In der Zeile darunter die Anschrift des Absenders und Kontaktmöglichkeiten. Nach sechs weiteren Leerzeilen kommt die Anschrift des Empfängers, bei einer Firma gegebenenfalls mit Ansprechpartner direkt unter dem Firmennamen. Fünf Leerzeilen weiter folgt der Betreff. Dieser wird in Fettschrift geschrieben. Nach zwei weiteren Leerzeilen kommt die Anredeformel (vgl. E-Mail).

Der Brieftext
"Fasse Dich kurz" trifft sowohl auf E-Mail- als auch auf Brieftexte zu. Jeder Verfasser eines Textes, ganz gleich ob Brief oder Zeitungsartikel, steht dem Leser gegenüber in einer Bringschuld. Die Arbeit, die man sich beim Schreiben erspart, bürdet man dem Leser auf - ein Umstand, den viele Schreiber nur allzu leicht übersehen. Je mehr Mühe man also in seinen Text investiert, desto leichter macht man es seinem Gegenüber und umso weniger Missverständnisse tauchen bei der Kommunikation auf.

Klare Struktur
Für den Text gelten die Eckpunkte "klar strukturiert", "einfach und treffend formuliert" und "höflich". Ein Brieftext sollte zunächst einmal klar strukturiert sein, wobei jeder Gedanke beziehungsweise Sinnzusammenhang in einem eigenen Absatz stehen sollte. Die Schrift sollte von ihrer Größe und der Schriftart her gut lesbar sein: Nicht jeder Empfänger freut sich über einen geschnörkelten Buchstabensalat in Sütterlin. Im ersten Absatz sollte das Anliegen kurz und knapp umrissen werden, damit der Empfänger sich auf die folgenden Ausführungen einstellen kann.

Treffend formuliert
Die Sätze sollten nicht zu lang und die Wörter so einfach wie möglich gewählt sein. Fremdwörter sollten weitestgehend vermieden werden. Erst wenn man sich auf Bekanntes bezogen hat, sollte man Unbekanntes einführen. In der Sprachwissenschaft nennt man das "progressive Textdynamik", was bedeutet, dass man neue Informationen vor dem Hintergrund bekannter Informationen einfach besser verstehen kann. Der Text gerät so in einen sehr leicht zu folgenden Fluss (Es war einmal ein König. Der König hatte eine Tochter. Die Tochter wollte einen Prinzen heiraten. ...). Umständliche Formulierungen sollten vermieden werden ("Informieren Sie mich bitte, ob mein Antrag angenommen wurde." statt "Um Information bezüglich des Status des Antrags wird gebeten.").

Höflich zum Erfolg
Höflichkeit ist der erste Schritt zum Erfolg. Wer in einem Brief gleich lospoltert und seinem Ärger ohne den Filter der Etikette Luft macht, baut ein negatives Kommunikationsklima auf, womit niemandem geholfen ist. Fehler passieren auf allen Seiten und taucht ein Problem auf, sollte man es am besten sachlich analysieren und auf dieser Grundlage aus der Welt schaffen. In der Regel kommt man eher zu seinem Recht, wenn man darum bittet statt es lauthals einzufordern.

Der Fuß des Briefes
Durch eine Leerzeile vom Haupttext abgetrennt, folgt der Fuß des Briefes mit der Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen", "Mit herzlichen Grüßen" oder etwas formeller "Hochachtungsvoll"), der Unterschrift und gegebenenfalls Hinweisen zu Anlagen.

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