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Brief schreiben - das Anschreiben (Beispiele und Vorlagen)

Text/Fotos: Sprache-Kompakt Redaktion  

Nach den normierten Elementen eines Briefs und der Anredeformel folgt mit dem Brieftext quasi der individuelle Teil eines Anschreibens eine Leerzeile nach der Anrede. Das erste Wort wird kleingeschrieben, sofern es kein Substantiv ist. Für die Gestaltung des Brieftextes gibt es praktisch keine Normierung, sondern nur Anregungen, die dabei helfen, das Kommunikationsziel auch zu erreichen.

Die Kommunikation findet zeitversetzt statt, was dem Verfasser eine Bringschuld dem Empfänger gegenüber abnötigt. Direktes Nachfragen ist nicht möglich, daher sollten dem Empfänger alle nötigen Informationen zur Bearbeitung des Schreibens zur Verfügung gestellt werden. So kann man einen zeitraubenden und nervaufreibenden Ping-Pong-Schriftverkehr vermeiden. In der Regel will der Schreiber etwas vom Leser und umso einfacher er es ihm macht, sein Anliegen zu verstehen, desto eher ist dieser geneigt, den Wünschen nachzukommen. Daher sollten die Informationen in Sinneinheiten als Absätze, die eine Leerzeile voneinander getrennt sind, eingeteilt werden. Für die Ausführungen empfiehlt sich eine allgemeinverständliche Sprachebene. Das Anliegen sollte nach folgenden Kriterien verfasst sein:

  • höflich
  • strukturiert
  • prägnant
  • positiv
  • Höflich, aber bestimmt

    Ein Brieftext sollte stets höflich, aber bestimmt formuliert werden, selbst wenn der Anlass für das Schreiben ein Ärgernis war. Befehle und Weisungen haben in einem Brief nichts zu suchen. Mit Bitten kommt man in der Regel weiter. Buckeln muss man vor dem Leser deshalb nicht, denn ein Anliegen kann auch sachlich und selbstbewusst vorgebracht werden. Dazu gehört auch, dass weitestgehend auf Formulierungen im Konjunktiv II, der Unsicherheit beim Verfasser dokumentiert, sowie solche im Passiv, das die Problemlösung einem nicht näher identifizierten Handelnden überträgt, verzichtet wird.

    Statt: Über eine Information bezüglich des weiteren Vorgehens würde ich mich freuen.
    Besser: Informieren Sie mich bitte, wie wir in der Sache weiter vorgehen sollen.


    Statt: Bei der Reparatur meiner Dusche wurde eine Fliese beschädigt.
    Besser: Bei der Reparatur meiner Dusche hat einer Ihrer Monteure eine Fliese beschädigt.

    Der Sprachstil sollte eher an eine gepflegte Unterhaltung als an einen behördlichen Duktus erinnern, mit dem eine überförmliche und steife Distanz zum Leser aufgebaut wird.

    Statt: Die weitere Bearbeitung Ihrer Anfrage übernimmt Herr Kaiser.
    Besser: Herr Kaiser wird Ihre Anfrage weiter bearbeiten.

    Strukturierter Textaufbau

    Ein strukturierter Briefaufbau, wie er durch die normierten Briefelemente begonnen wurde, sollte sich im eigentlichen Brieftext ebenfalls wiederfinden. Dazu gehört ein in inhaltlich zusammenhängenden Absätzen organisierter Text, der in kurzen, verständlichen Sätzen beschreibt, worum es geht. Ein optimales Textverständnis erreicht man, wenn man stets vom Bekannten zum Unbekannten überleitet.

    Statt: In meinem Badezimmer ist eine Fliese beschädigt worden, als Ihre Monteure am 12. Oktober Reparaturarbeiten an meiner Dusche vorgenommen haben.

    Besser: Am 12. Oktober hat Ihre Firma in meinem Badezimmer Reparaturarbeiten an der Dusche vorgenommen. Dabei hat einer Ihrer Monteure eine Fliese beschädigt.

    Zu Beginn eines Anschreibens empfiehlt sich ein Einleitungssatz, der eine Brücke zum eigentlichen Anliegen schlägt. Ist das Anliegen negativ, sollte es versönlich eingeleitet werden, ein positiver Inhalt beginnt mit einer lobenden Erwähnung dessen, was der Leser geleistet hat. So vermeidet man, den Empfänger vor den Kopf zu stoßen oder mit der Tür ins Haus zu fallen.

    Statt: Bei den Reparaturarbeiten an meiner Dusche hat einer Ihrer Monteure eine Fliese beschädigt.

    Besser: Vielen Dank, dass Sie mir so schnell einen Termin für die Reparatur meiner Dusche einberaumen konnten. Bei den Arbeiten hat einer Ihrer Monteure jedoch eine Fliese beschädigt.

    Oder: Entschuldigen Sie bitte, dass mein Mitarbeiter die Fliese in Ihrer Dusche beschädigt hat.

    Nachdem der Sachverhalt geschildert wurde, schließt eine Handlungsaufforderung das eigentliche Anschreiben ab.

    Würden Sie bitte einen Mitarbeiter schicken, der den Schaden behebt?

    Meld dich doch einfach, wenn Du wieder im Land bist, damit wir gemeinsam etwas unternehmen können.

    Prägnant und ohne Umschweife

    Geläufige und allgemein verständliche Formulierungen helfen, den Inhalt eines Textes schnell zu erfassen. Fremdwörter und Fachbegriffe sind dem Leser vielleicht nicht bekannt, weswegen man weitgehend darauf verzichten oder sie erklären sollte. Das Anschreiben sollte nur wichtige und relevante Sachverhalte aufzeigen, die nicht wiederholt werden müssen, selbst wenn sie noch so viel Ärger verursacht haben. Floskeln und Kommentare, die der Sache nicht dienlich sind, stören den Lesefluss und die Informationsverarbeitung.

    Statt: Bei den Arbeiten hat einer Ihrer Monteure aufgrund seiner ungeschickten Vorgehensweise eine Fliese beschädigt.

    Besser: Bei den Arbeiten hat einer Ihrer Monteure jedoch eine Fliese beschädigt.

    Positiv und lösungsorientiert

    Falls im geschäftlichen Verkehr miteinander etwas schiefgegangen ist, helfen Schuldzuweisungen oder Beschimpfungen nicht bei der Lösung des Problems. Niemand ist unfehlbar, das sollte sich der Verfasser beim Aufsetzen seines Schreibens vor Augen halten. Jetzt geht es eigentlich nur darum, das Problem so bald als möglich aus der Welt zu schaffen. Selbst wenn der Vorfall ägerlich ist und Unannehmlichkeiten nach sich zieht, ist die Sache am ehesten vergessen, wenn beide Parteien daran mitarbeiten. Diese Bereitschaft sollte sich in positiven, lösungsorientierten Formulierungen widerspiegeln.

    Statt: Ich erwarte, dass Sie mir rasch einen Monteur zu schicken, der die defekte Fliese austauscht und ordnungsgemäß wieder versiegelt.

    Besser: Ich bitte Sie, mir möglichst rasch einen Monteur zu schicken, der die defekte Fliese austauscht und ordnungsgemäß wieder versiegelt. Eine Ersatzfliese habe ich bereits besorgt.
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